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企業(yè)需要開具紅字專用發(fā)票時(shí)，應(yīng)先向稅務(wù)機(jī)關(guān)提交申請單，稅務(wù)機(jī)關(guān)審核并開具通知單后，企業(yè)方可開具紅字專用發(fā)票。根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要,可以分為購買方申請開具和銷售方申請開具兩種情況，其處理流程不同，具體如下。

1、開具情況

當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，應(yīng)由購買方申請開具紅字專用發(fā)票：

（1）購買方獲得的專用發(fā)票認(rèn)證相符且已進(jìn)行了抵扣，之后因發(fā)生銷貨退回或銷售折讓需要做進(jìn)項(xiàng)稅額轉(zhuǎn)出；

（2）購買方獲得專用發(fā)票后因以下問題無法抵扣時(shí)：

①專用發(fā)票抵扣聯(lián)、發(fā)票聯(lián)均無法認(rèn)證；

②專用發(fā)票認(rèn)證結(jié)果為納稅人識(shí)別號(hào)認(rèn)證不符；

③專用發(fā)票認(rèn)證結(jié)果為專用發(fā)票代碼、號(hào)碼認(rèn)證不符；

④所購貨物不屬于增值稅扣稅項(xiàng)目范圍。

2、開具流程

購買方申請開具紅字專用發(fā)票的具體流程。

（1）購買方提交申請單

若購買方需要申請開具紅字專用發(fā)票，購買方應(yīng)向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)提交申請單。

（2）購買方稅務(wù)機(jī)關(guān)開具通知單

購買方稅務(wù)機(jī)關(guān)根據(jù)納稅人提交的申請單，審核后通過紅字票通知單管理系統(tǒng)開具通知單。

（3）購買方將通知單交予銷售方

購方稅務(wù)機(jī)關(guān)開具通知單后，將紙質(zhì)通知單交給購買方，購買方即可以適當(dāng)方式將紙質(zhì)通知單傳遞給銷售方。

（4）銷售方開具紅字專用發(fā)票

銷售方接收到由購買方傳遞的紙質(zhì)通知單，根據(jù)通知單的內(nèi)容在開票子系統(tǒng)中開具紅字專用發(fā)票。

1、開具情況

當(dāng)出現(xiàn)以下情況時(shí)，應(yīng)由銷售方申請開具紅字專用發(fā)票：

（1）因開票有誤購買方拒收；

（2）因開票有誤等原因尚未交付。

2、開具流程

銷售方申請開具紅字專用發(fā)票的具體流程。

（1）銷售方提交申請單

若銷售方需要申請開具紅字專用發(fā)票，銷售方應(yīng)向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)提交申請單。

（2）銷售方稅務(wù)機(jī)關(guān)開具通知單

銷售方稅務(wù)機(jī)關(guān)根據(jù)納稅人提交的申請單，審核后通過紅字票通知單管理系統(tǒng)開具通知單。

（3）銷售方開具紅字專用發(fā)票

銷售方憑取得的通知單內(nèi)容在開票子系統(tǒng)中開具紅字專用發(fā)票。

在發(fā)票填開界面中，點(diǎn)擊“負(fù)數(shù)”按鈕時(shí)，新增兩個(gè)選擇菜單，一項(xiàng)為“直接開具”，另一項(xiàng)為“導(dǎo)入紅字發(fā)票通知單”，界面如圖3-1所示。企業(yè)可通過上述這兩種方式填開紅字專用發(fā)票。

操作步驟：

【第一步】在發(fā)票填開界面，選擇“負(fù)數(shù)”按鈕下的“直接開具”菜單項(xiàng)，系統(tǒng)會(huì)彈出通知單編號(hào)輸入窗口。

說明：

1、通知單編號(hào)是在稅務(wù)端紅字發(fā)票通知單管理系統(tǒng)開具通知單時(shí)自動(dòng)生成，共16位，其編碼規(guī)則為：第1-6位是主管稅務(wù)機(jī)關(guān)代碼，第7-10位是年份月份，第11-15位是通知單順序號(hào)，第16位是校驗(yàn)位。

2、通知單編號(hào)必須輸入，否則無法開具紅字專用發(fā)票，且需要輸入兩遍，輸入后以密文顯示。若兩遍通知單編號(hào)輸入不一致或輸入的通知單編號(hào)不符合編碼規(guī)則，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示“錄入錯(cuò)誤，請核對通知單編號(hào)后準(zhǔn)確錄入”，此時(shí)需重新正確輸入。

3、如果企業(yè)仍持有不符合上述編號(hào)規(guī)則的舊通知單，則在開具紅字專用發(fā)票時(shí)需按下述方式輸入16位編號(hào)，其規(guī)則為：編號(hào)前十位固定為1234569911，后六位為舊通知單編號(hào)的末6位（若舊通知單編號(hào)超過6位，則取其后6位；若不足6位則前面填0補(bǔ)齊）。

【第二步】在窗口中輸入兩遍通知單編號(hào)，若通知單編號(hào)正確且兩遍號(hào)碼相同則激活“下一步”按鈕，繼續(xù)點(diǎn)擊“下一步”按鈕后，系統(tǒng)會(huì)彈出銷項(xiàng)正數(shù)發(fā)票代碼號(hào)碼填寫、確認(rèn)窗口。

【第三步】對于通知單上有對應(yīng)藍(lán)字專用發(fā)票代碼、號(hào)碼的，需填寫藍(lán)字專用發(fā)票代碼、號(hào)碼，否則，不需要填寫藍(lán)字專用發(fā)票代碼、號(hào)碼，直接點(diǎn)擊“下一步”按鈕，系統(tǒng)根據(jù)不同情況顯示不同的確

認(rèn)窗口。

第一種情況：若填寫藍(lán)字專用發(fā)票代碼、號(hào)碼后，數(shù)據(jù)庫中有對應(yīng)藍(lán)字發(fā)票，則點(diǎn)擊“下一步”按鈕后顯示出本張負(fù)數(shù)發(fā)票對應(yīng)的正數(shù)發(fā)票票面信息。繼續(xù)點(diǎn)擊“確定”按鈕，系統(tǒng)進(jìn)入負(fù)數(shù)發(fā)票填開界面并自動(dòng)調(diào)出票面信息。

第二種情況：若填寫藍(lán)字專用發(fā)票代碼、號(hào)碼后，數(shù)據(jù)庫中無對應(yīng)藍(lán)字發(fā)票，或根據(jù)通知單情況無需填寫藍(lán)字專用發(fā)票代碼、號(hào)碼時(shí)，點(diǎn)擊“下一步”按鈕后顯示如圖3-6所示，系統(tǒng)提示“本張發(fā)票可以開負(fù)數(shù)，但在當(dāng)前發(fā)票庫沒有找到相應(yīng)信息”。繼續(xù)點(diǎn)擊“確定”，系統(tǒng)進(jìn)入負(fù)數(shù)發(fā)票填開界面，此時(shí)需要手工填寫各項(xiàng)信息。其中，備注欄中自動(dòng)顯示對應(yīng)的通知單編號(hào)。

【第四步】確認(rèn)發(fā)票填開界面上的所有信息正確后，點(diǎn)擊“打印”按鈕開具紅字專用發(fā)票。

說明：

1、一張通知單只能對應(yīng)開具一張紅字發(fā)票，不能重復(fù)使用。如果輸入的通知單編號(hào)已經(jīng)開具過紅字專用發(fā)票，則在輸入通知單編號(hào)并點(diǎn)擊“下一步”按鈕后，系統(tǒng)提示“您輸入的紅字發(fā)票通知單號(hào)已經(jīng)使用過，不能重復(fù)使用”。

2、對帶有折扣的藍(lán)字發(fā)票開具相應(yīng)紅字發(fā)票時(shí)，若數(shù)據(jù)庫中有藍(lán)字發(fā)票信息，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)調(diào)出票面信息并將折扣分?jǐn)偡从吃趯��?yīng)的商品行中。例如，開具一張帶10%折扣的藍(lán)字發(fā)票，如圖3-7所示，3行商品行均記錄的是折扣前原價(jià)，折扣行記錄的是對3行商品折扣掉的總金額和稅額。當(dāng)開具對應(yīng)紅字發(fā)票時(shí)，票面中不再顯示折扣行，而3行商品行均記錄的是折扣10%后的單價(jià)、金額和稅額。

對于銷售方申請開具紅字專用發(fā)票的情況，在開具紅字專用發(fā)票時(shí)，可以使用導(dǎo)入紅字發(fā)票通知單的功能。即銷售方主管稅務(wù)機(jī)關(guān)在為其開具紅字專用發(fā)票通知單時(shí)，可以提供通知單電子文件的導(dǎo)出，銷售方企業(yè)可利用介質(zhì)拷貝，通過開票系統(tǒng)中的導(dǎo)入紅字發(fā)票通知單功能就可以直接導(dǎo)入通知單電子文件并自動(dòng)生成紅字專用發(fā)票信息。

操作步驟：

【第一步】在一機(jī)多票開票軟件V6.13中的發(fā)票填開界面中，選擇“負(fù)數(shù)”按鈕下的“導(dǎo)入紅字發(fā)票通知單”菜單項(xiàng)，系統(tǒng)會(huì)彈出打開文件窗口。

【第二步】在打開文件窗口中，選擇對應(yīng)的通知單電子文件后，系在發(fā)票填開界面自動(dòng)顯示出導(dǎo)入的紅字專用發(fā)票信息，此信息包括票面上的所有信息。其中，備注欄中自動(dòng)顯示對應(yīng)的通知單編號(hào)。

【第三步】確認(rèn)發(fā)票填開界面上的所有信息正確后，點(diǎn)擊“打印”按鈕開具紅字專用發(fā)票。

說明：

1、通知單電子文件只能通過銷方所屬稅務(wù)機(jī)關(guān)導(dǎo)出獲得,購方所屬稅務(wù)機(jī)關(guān)不提供導(dǎo)出功能。通知單電子文件的文件類型是XML格式，其文件命名規(guī)則為：‘主管稅務(wù)機(jī)關(guān)代碼’＋‘年月’＋‘序號(hào)’＋‘校驗(yàn)位’.XML。例如，4103050806000063.xml。

2、在使用導(dǎo)入紅字發(fā)票通知單功能時(shí)，一次只能導(dǎo)入一個(gè)通知單電子文件。如果要開具多張紅字專用發(fā)票，只能逐個(gè)導(dǎo)入通知單電子文件后進(jìn)行開具。

3、如果導(dǎo)入的通知單電子文件已經(jīng)開具過紅字專用發(fā)票，則開票系統(tǒng)會(huì)提示“你導(dǎo)入的通知單號(hào)已經(jīng)失效”如圖3-11所示，無法繼續(xù)開具。

4、廢舊物資銷售發(fā)票紅字票的填開流程及方法與專用發(fā)票紅字票相同。普通發(fā)票紅字票的填開流程及方法與升級(jí)前的一機(jī)多票開票子系統(tǒng)V6.10中的填開方法完全一樣。

主要功能：在開票系統(tǒng)中填開紅字發(fā)票申請單。

操作步驟：

【第一步】進(jìn)入“發(fā)票管理”界面，點(diǎn)擊“紅字發(fā)票申請單申請單填開”菜單，彈出紅字發(fā)票申請單信息選擇界面。

【第二步】在紅字發(fā)票申請單信息選擇界面中，可以選擇兩種方式：

購買方申請和銷售方申請。

1、購買方申請

由購買方申請開具紅字專用發(fā)票，根據(jù)對應(yīng)藍(lán)字專用發(fā)票抵扣增值稅銷項(xiàng)稅額情況，分已抵扣和未抵扣兩種方式：

（1）當(dāng)選擇已抵扣時(shí)，只要選擇發(fā)票種類后，不需要填寫對應(yīng)藍(lán)字發(fā)票代碼和發(fā)票號(hào)碼，點(diǎn)“確定”進(jìn)入填開界面。

（2）當(dāng)選擇未抵扣時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況選擇對應(yīng)的具體未抵扣原因后，選擇發(fā)票種類，并填寫對應(yīng)藍(lán)字發(fā)票代碼和號(hào)碼，點(diǎn)“確定”進(jìn)入填開界面。

2、銷售方申請

由銷售方申請開具紅字專用發(fā)票，根據(jù)實(shí)際情況選擇理由后，選擇發(fā)票種類，并填寫對應(yīng)藍(lán)字發(fā)票代碼和號(hào)碼，點(diǎn)“確定”按鈕后，如果數(shù)據(jù)庫中有對應(yīng)藍(lán)字發(fā)票，則彈出紅字發(fā)票申請單信息選擇的界面，查看信息無誤后點(diǎn)擊“確定”按鈕進(jìn)入申請單填開界面。

【第三步】對于購買方申請，需要在圖3-13所示紅字發(fā)票申請單填開界面中，手工填寫納稅人信息、商品信息和申請理由等信息。對于銷售方申請且數(shù)據(jù)庫中有對應(yīng)藍(lán)字發(fā)票信息的，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)填寫申請單信息，對于銷售方申請但數(shù)據(jù)庫中無對應(yīng)藍(lán)字發(fā)票信息的，需手工填寫各項(xiàng)信息。確認(rèn)無誤后點(diǎn)“打印”按鈕，系統(tǒng)保存此張紅字發(fā)票申請單，并彈出打印界面。

說明：

1、申請單中的商品數(shù)量和金額必須為負(fù)數(shù)；申請單中的金額與稅額的計(jì)算方法與開票界面計(jì)算方法一致。

2、一張申請單上最多可以開具8行商品信息。

3、在紅字發(fā)票申請單填開界面中，對于購買方申請的情況，商品信息可以直接手工輸入，也可以從商品編碼庫中選擇。對于銷售方申請的情況，商品信息不能直接手工輸入，如需要填寫，只能從商品編碼庫中選擇。

4、對于銷售方申請的情況，若屬于開票有誤購方拒收的，銷方必須在專用發(fā)票認(rèn)證期限內(nèi)（90天內(nèi)）向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)提出申請。若屬于開票有誤等原因尚未交付的，銷方必須在開具藍(lán)字專用發(fā)票的次月內(nèi)向主管稅務(wù)機(jī)關(guān)提出申請。

5、對帶折扣的藍(lán)字發(fā)票開具對應(yīng)申請單時(shí)，若數(shù)據(jù)庫中有對應(yīng)藍(lán)字發(fā)票信息，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將折扣分?jǐn)偡从吃趯��?yīng)的商品行上。

6、系統(tǒng)對申請單提供了全打和套打兩種模式，企業(yè)可根據(jù)實(shí)際情況自行選擇。

主要功能：查看、修改、刪除已填開的紅字發(fā)票申請單。

操作步驟：

【第一步】點(diǎn)擊“紅字發(fā)票申請單申請單修改查詢”菜單項(xiàng)，系統(tǒng)彈出“紅字發(fā)票申請單查詢”界面。

【第二步】設(shè)置好查詢月份后，點(diǎn)“確定”按鈕。

在此界面中，可以對申請單查看明細(xì)、修改和刪除。選擇一張紅字發(fā)票申請單后，通過點(diǎn)擊頁面上方的“修改”按鈕進(jìn)行申請單內(nèi)容的修改，點(diǎn)擊頁面上方的“刪除”按鈕可以刪除申請單，點(diǎn)擊頁面下方的“查看明細(xì)”按鈕，則可以查看申請單詳細(xì)信息。

說明：

1、對已開具的申請單進(jìn)行修改時(shí)，修改后的總金額不能大于發(fā)票庫中對應(yīng)正數(shù)發(fā)票的總金額，否則系統(tǒng)提示“申請單填開金額超出對應(yīng)正數(shù)發(fā)票”，無法修改成功。

2、開票系統(tǒng)中對已開具申請單的修改或刪除操作均無時(shí)間限制，但企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行所需操作。

主要功能：可以查看、導(dǎo)出某月已填開的紅字發(fā)票申請單。

操作步驟：

【第一步】點(diǎn)擊“紅字發(fā)票申請單申請單導(dǎo)出”菜單項(xiàng)，系統(tǒng)彈出“紅字發(fā)票申請單導(dǎo)出”界面。

【第二步】選擇需要導(dǎo)出申請單的月份，點(diǎn)擊“確定”按鈕，系統(tǒng)彈出該月已填開的所有紅字發(fā)票申請單的明細(xì)。選擇需要導(dǎo)出的申請單，點(diǎn)擊“導(dǎo)出”按鈕，將申請單導(dǎo)出為xml文件。

【第三步】點(diǎn)擊圖3-20所示的“確認(rèn)”按鈕后，提示選擇保存文件的路徑，然后點(diǎn)“確定”按鈕。

【第四步】申請單導(dǎo)出成功后，在保存路徑下可找到導(dǎo)出的xml文件，將該文件拷貝到軟盤或者U盤，提供給主管稅務(wù)機(jī)關(guān)，由其導(dǎo)入該文件后開具通知單。

說明：

1、導(dǎo)出申請單時(shí)，可以選擇一次導(dǎo)出一個(gè)申請單，也可以一次導(dǎo)出多個(gè)申請單，導(dǎo)出多個(gè)時(shí)，可以按住“Ctrl”鍵，使用鼠標(biāo)左鍵選擇需要導(dǎo)出的任意多個(gè)申請單，也可以按住“Shift”鍵,使用鼠標(biāo)左鍵選擇需要導(dǎo)出的連續(xù)多個(gè)申請單。

2、每個(gè)申請單對應(yīng)導(dǎo)出一個(gè)xml文件。

3、導(dǎo)出的xml文件命名規(guī)則是：‘稅號(hào)’＋‘_’＋‘開票機(jī)號(hào)’＋‘_’＋‘年月’＋‘序號(hào)’。